Een zzp’er is naast vakman ook zijn eigen administrateur. Facturen moeten de deur uit, bonnen moeten bewaard blijven en de Belastingdienst verwacht elk kwartaal een btw-aangifte en elk voorjaar een aangifte inkomstenbelasting. Veel starters doen in het begin alles zelf, en dat gaat prima zolang het aantal opdrachten beperkt is.
Ergens in de eerste jaren komt de vraag waar de grens ligt. Welk werk kost alleen tijd, en welk werk kost geld als het niet goed gebeurt?
Wat een zzp’er goed zelf kan bijhouden
Het dagelijkse werk is goed zelf te doen. Een factuur bevat vaste gegevens: een doorlopend factuurnummer, de datum, het KvK-nummer, het btw-identificatienummer, een omschrijving van het werk en het btw-bedrag. Wie de zakelijke bankrekening aan een online boekhoudprogramma koppelt, krijgt de transacties automatisch binnen en hoeft bonnen alleen nog met de telefoon te fotograferen. De bewaarplicht voor de administratie is in de regel zeven jaar, dus het loont om alles digitaal en per jaar geordend op te slaan.
Waar het vaker misgaat
Fouten ontstaan zelden bij het boeken zelf, maar bij de keuzes daaromheen. Een laptop die ook privé wordt gebruikt, is voor de btw maar gedeeltelijk aftrekbaar. Bij een zakelijke opdrachtgever in een ander EU-land wordt de btw meestal verlegd. En voor het urencriterium van 1.225 uur per jaar tellen ook uren voor acquisitie en administratie mee, mits ze zijn vastgelegd. Of dat criterium wordt gehaald, bepaalt het recht op de zelfstandigenaftrek en daarmee mede hoeveel belasting er uiteindelijk betaald wordt.
Projecten via bemiddelaars
In Den Haag werken veel zelfstandigen in de ICT, vaak op projecten bij overheidsorganisaties en internationale instellingen. Die opdrachten lopen regelmatig via een bemiddelaar die aan de eindklant factureert. Bij Kroess & Visser, dat vanuit Rijswijk de boekhouding verzorgt voor ruim 110 ondernemers in Den Haag, let de boekhouder bij deze groep vooral op het urencriterium, de juiste facturering via bemiddelaars en het moment waarop een bv of holding zinvol wordt.
Wat een boekhouder overneemt
Het factureren en aanleveren van bonnen blijft meestal bij de zzp’er zelf. De boekhouder verzorgt de btw-aangifte, de aangifte inkomstenbelasting met de ondernemersaftrek en zo nodig de omzetting naar een bv. Wie een boekhouder in Den Haag zoekt, doet er goed aan te vragen of er ook vooruit wordt gekeken. Is een auto van de zaak verstandig, loont het om voor het einde van het jaar te investeren en hoeveel moet er opzij voor de inkomstenbelasting? Bij het Rijswijkse kantoor komen die vragen aan bod in een vast contactmoment per kwartaal.
Wat het kost en wanneer het loont
Veel boekhouders werken met een vast maandbedrag, zodat er na de jaaraangifte geen onverwachte rekening volgt. Bij het kantoor in Rijswijk begint dat bij 119 euro per maand voor een zzp’er en bij 199 euro voor een bv; de hoeveelheid administratie en de fiscale vragen bepalen de prijs. Een praktische toets: tel een kwartaal lang de uren die opgaan aan administratie en aangiften, vermenigvuldig die met het eigen uurtarief, deel de som door drie en leg die naast het maandtarief. Ligt het duidelijk hoger, dan is uitbesteden meestal de verstandigere keuze.